La gestión de inventario es un proceso fundamental para el desarrollo de cualquier organización. Un control exhaustivo del stock nos permite identificar y contabilizar los productos almacenados, realizar comprobaciones y detectar posibles pérdidas para poder asignar un valor a las existencias, lo que es esencial para calcular la cuenta de resultados y necesario para el balance.

A la hora de gestionar el inventario en SAP Business One, debemos tener en cuenta tres cuestiones fundamentales:

  • Sistemas de inventario
  • Métodos de valoración
  • Informes de inventario

Para poder abordar de forma adecuada la gestión del stock, profundizaremos en cada uno de estos bloques en una serie de tres artículos. En este primer artículo trataremos los sistemas de inventario que nos ofrece el programa y sus repercusiones.

Existen dos sistemas principales de control: el sistema de inventario periódico y el sistema de inventario permanente o perpetuo. Ambos sirven para controlar las existencias en nuestra organización, pero muestran diferencias significativas que debemos tener en cuenta a la hora de decantarnos por una opción u otra:

Inventario periódico: Con este sistema, el control se realiza de manera manual mediante un recuento físico periódico (semanal, mensual, anual…) de las existencias, siendo obligatorio hacerlo, al menos, al cierre del ejercicio.

Inventario permanente: Bajo este sistema,cada una de las operaciones de posiciones de stock se refleja también en las cuentas de mayor relacionadas con inventario. Es decir, cada vez que realizamos una entrada o salida de mercancías en el sistema, se genera automáticamente un asiento de variación de existencias para registrar este movimiento, lo cual permite tener disponible información actualizada del stock y de su valor.

Como podemos observar, el inventario permanente es el sistema más completo, ya que los movimientos son registrados continuamente y, de esa manera,podemos conocer las existencias teóricas y asignar en todo momento un valor a este activo.

Al mismo tiempo, minimizamos los costes asociados a realizar un conteo físico periódico que nos obliga a invertir recursos en dicha actividad y a cerrar los almacenes mientras se lleva a cabo el recuento. A pesar de ello, el uso de un inventario permanente no exime a la empresa de la necesidad de hacer recuentos físicos cada cierto tiempo para comprobar y ajustar las diferencias detectadas a causa de deterioros, pérdidas, obsolescencia, etc.

SAP Business One nos ofrece la posibilidad de gestionar nuestro stock a través del inventario permanente. Esta opción la podemos configurar en el módulo de Gestión > Inicialización del sistema > Detalles de empresa > inicialización básica. Una vez contabilizada la primera operación de entrada o salida de mercancías, esta opción se desactiva y no se puede revertir.

En este punto de parametrización debemos elegir el método de valoración por defecto mediante el cual asignaremos un valor a nuestro inventario permanente en los nuevos grupos de artículos que demos de alta en el sistema.

Esto es muy importante puesto que las existencias se van adquiriendo en fechas diferentes y, en muchos casos, con precios diferentes, por lo que necesitamos utilizar un método para determinar el coste de la forma más real y homogénea posible a la hora de valorar las mercancías compradas.

Existen varios métodos de valoración mediante los que podemos tasar nuestras existencias. Es de vital importancia conocerlos y elegir uno que se adapte a los intereses de nuestra organización puesto que tienen diferentes repercusiones a nivel contable y fiscal.

Explicaremos detalladamente los métodos de valoración que existen en SAP Business One y las implicaciones de cada uno de ellos, así como los informes que la herramienta pone a nuestra disposición para controlar nuestro inventario en próximos artículos.

Esperamos que este artículo te haya sido de interés- Puedes dejarnos tus preguntas en comentarios. Recuerda que si estás interesad@ en implantar SAP BusinessOne como ERP de tu pyme, puedes ponerte en contacto con nuestro departamento de expertos.