Si tu apuesta para adaptarte a la norma del control horario de los empleados fue una hoja de Excel, o incluso, una hoja física en la que firmar, este post puede serte de interés. Pese a lo que muchos puedan pensar, implementar un software para gestionar los fichajes de la plantilla no está fuera del alcance de las PYMEs, además de que puede aportar mucho más valor y eficiencia a la empresa, más allá de cumplir con la normativa.
En ETEeKIN by Oreka IT, hemos desarrollado una solución web para realizar y controlar fichajes. Sencilla, fácil de implementar, asequible, y sobre todo, escalable. Esto quiere decir que no solamente te ayudará a llevar el control de horas trabajadas de la empresa, si no que también te permitirá, entre otras cosas, gestionar vacaciones, calendarios de grupo, etc. En este post te contamos muy brevemente en qué consiste, cómo funciona y el coste aproximado de esta herramienta.
¿En qué consiste la solución?
Se trata de una solución web, alojada en nuestros servidores. Esto quiere decir que para el cliente funciona como un servicio en la nube al que se accede mediante una URL personalizada, ya sea desde ordenadores como desde dispositivos móviles. Esta herramienta se comercializa en formato SaaS, es decir, pagarás una licencia anual por cada usuario que utilice la herramienta (trabajadores) y un canon anual de alojamiento.
Se entrega con una personalización a la imagen corporativa de la empresa usuaria, insertando logo y colores corporativos.
Los datos de los fichajes quedarán así almacenados y accesibles en todo momento tanto para cada trabajador como para el usuario administrador, ya que la norma establece que cada trabajador tiene que tener acceso a la consulta de sus horas trabajadas.
Está diseñada para adaptarse a dispositivos móviles, por lo que los fichajes pueden realizarse bien desde ordenador, o bien desde dispositivos móviles a través de cualquier navegador. También existe la posibilidad de limitar las IPs de acceso a la herramienta para que sólo puedan realizarse fichajes desde conexiones específicas.
También ofrece la posibilidad de incorporar una APP instalable en dispositivos móviles.
Esta solución cuenta con dos tipos de usuarios:
- Estándar: estos usuarios pueden realizar fichajes y solicitar vacaciones.
- Administrador: destinado a usuarios gestores de recursos humanos con paneles y funcionalidades adicionales.
¿Qué funcionalidades ofrece?
Realización de fichajes por tipología
El usuario administrador puede definir distintos tipos de fichajes de entrada y salida, pudiendo así registrar salidas médicas, descansos, etc.
Consulta de fichajes por parte de los empleados
Los empleados pueden consultar sus fichajes, así como las horas trabajadas mensual y anualmente. Esta es una forma óptima de cumplir con la obligatoriedad de tener que poner a disposición de cada trabajador sus horas de fichajes.
Solicitud de vacaciones
Cada empleado podrá realizar solicitudes de vacaciones ya sean por días enteros u horas sueltas. Esta petición se enviará al usuario administrador, que será el encargado de aprobarlas o denegarlas en su caso. Tanto el empleado como el administrador podrán consultar el cómputo anual de vacaciones disfrutadas, solicitadas y aprobadas.
Geolocalización
Los fichajes puedes geolocalizarse teniendo en cuenta una tolerancia máxima de distancia. Así, el usuario administrador puede registrar previamente una serie de coordenadas de localizaciones específicas, con las que la herramienta cotejará si los fichajes si realizan desde las mismas. Esta funcionalidad está indicada para empresas en las que cada empleado fiche desde su propio dispositivo, o con varias plantas, clientes o ubicaciones fuera de las oficinas habituales.
Panel de consulta de incidencias de fichajes
El usuario administrador cuenta con un panel en el que se, gracias a un trabajo programado a una hora específica, el sistema comprueba si falta el fichaje de salida de un trabajador que sí ha fichado la entrada. Con este sistema se evita que se registren horas demás debido a que el empleado haya olvidado fichar la salida.
Modificación y creación de fichajes por parte del usuario administrador
Al hilo del punto anterior, el usuario administrador podrá modificar algún fichaje erróneo, o crear los que se han olvidado de una forma rápida y sencilla.
Creación y consulta de usuarios / empleados
El propio usuario administrador podrá gestionar las licencias activas de forma autónoma, pudiendo crear nuevos empleados, y activándolos o desactivándolos. Este punto es especialmente importante, ya que las licencias se atributen solamente a usuarios activos (empleados que pueden usar la herramienta en ese momento), y no al histórico de empleados. Así, pueden tenerse empleados temporales o discontinuos sin tener que adquirir más licencias o “pisar” esos usuarios.
Alertas por correo electrónico
La solución permite activar varias alertas por email tanto a los empleados como a los usuarios administradores de acuerdo a los requerimientos que el cliente necesite. Por ejemplo, pueden activarse alertas para cambios de fichajes, solicitudes de vacaciones, fichajes olvidados, etc.
Exportación a hoja de cálculo Excel
Puede exportarse la lista de un empleado a una hoja de cálculo Excel o Word para entregar al empleado o hacer gestiones internas.
Escalabidad
Esta herramienta está 100% desarrollada por nosotros, lo que permite adaptar o desarrollar funcionalidades a medida destinado a adaptarse lo máximo posible a los procesos y casuísticas de cada cliente, con un coste único y puntual de implementación.
¿Cuál es el coste de implementación?
Esta herramienta se tarifica según una escala de licencias de usuarios activas + un importe fijo anual por el alojamiento. La implementación inicial tiene un coste único al arranque de la herramienta. Así, esta herramienta puede arrancarse desde 590,00€ el primer año, con un coste recurrente anual de 390,00€.
Te dejamos la información completa de la herramienta en este dossier.
