Al finalizar el periodo que representa el ejercicio fiscal de una empresa es necesario realizar un cierre contable. Este cierre se divide en dos fases; cálculo del resultado y traspaso de saldos y compensación de partidas de cierre y apertura.
Antes de empezar con el cierre del ejercicio tenemos que realizar algunas tareas para evitar posibles problemas futuros:
- Es MUY recomendable realizar una copia de datos por si en el proceso de cierre hay algún problema, poder recuperar los datos.
- El siguiente paso sería asegurarnos de que todos los documentos y procesos estén cuadrados.
Entre los apartados que debemos tener cerrados encontramos los siguientes: amortizaciones, periodificaciones de gastos e ingresos, provisiones, existencias, reconciliaciones
- Definir el siguiente periodo contable.
Para definir un nuevo periodo contable utilizamos la ruta Gestión ➡ Inicialización Sistema➡ Períodos Contables. Una vez allí, nos aparece una ventana con todos los periodos con los que hemos trabajado hasta ahora, en la parte inferior derecha tenemos que pulsar un botón de ‘periodo nuevo’.
Se nos abrirá otra ventana en la que tenemos que indicar el código, nombre y subperiodos del periodo contable que queremos abrir. En el apartado de subperiodos podemos elegir entre días, meses, trimestres o ejercicio (un único periodo). También tenemos que indicar las fechas entre las que queremos poder contabilizar, crear y que venza un documento.
En este apartado y en caso de querer o necesitar que por ejemplo una factura hecha a finales de este año tenga el vencimiento en el año siguiente hay que indicar en el apartado ‘A fecha de vencimiento’ una fecha del próximo año.
- Cálculo del resultado traspaso de saldos
A fecha del último día del periodo iríamos a la ruta Gestión ➡ Utilidades ➡ Cierre del periodo. Una vez allí haríamos el traspaso entre las cuentas de ingresos y gastos a la cuenta de pérdidas y ganancias (129). Para ello en la ventana que se abre tendríamos que seleccionar únicamente el indicador de ‘cuentas’ y dejar de lado el de ‘IC’ y en el listado de cuentas seleccionar las de pérdidas y ganancias. Tendríamos que indicarle al sistema las cuentas que vamos a usar para el arrastre de saldos (129) y para el cierre (555).
Le damos a ejecutar y nos lleva a una pantalla donde tenemos el desglose de todas las cuentas de ingresos y gastos con sus saldos y el calculo del saldo total. En la cabecera de la pantalla tenemos que rellenar los apartados de ‘saldo final’ donde tendremos que poner la fecha del cierre y ‘saldo inicial’ donde pondremos el primer día del próximo periodo. También tendremos que indicar una referencia, que es importante que sea la misma en ambos apartados para posteriormente poder identificarlos mejor y un comentario.
Después, en el cuerpo de la ventana tendremos que seleccionar todas las autorizaciones que aparecen. Para poder seleccionar todas a la vez vale con seleccionar la cabecera de la columna.
Una vez le hemos dado a ejecutar esta ventana se vaciará y el sistema habrá generado un asiento por cada cuenta, saldándolas contra la cuenta 129. Como ejemplo tenemos la siguiente imagen en la que vemos el traspaso de saldo de la cuenta 628 a la cuenta 129.
Una vez hecho esto, tendremos que repetir el proceso, pero en este caso seleccionaremos también el indicador de ‘IC’ y en la lista de cuentas, seleccionamos todas. Utilizamos las mismas cuentas que en el paso anterior.
Cuando le damos a ejecutar nos vuelve a salir una pantalla como en el proceso anterior, tenemos que volver a rellenar los mismos apartados.
Ejecutamos y la pantalla se vaciará. En ese momento el sistema habrá generado los asientos de traspaso de saldos, uno a ultimo día del periodo que cerramos y otro el primer día del periodo nuevo.
De esta forma las cuentas quedaran saldadas en nuestro caso a 31/05/2022 e inicializada a 01/06/2022 excepto la cuenta que se ha utilizado para el cierre (555) que quedara saldada para los dos periodos.
- Compensar partidas de cierre y apertura
Los movimientos de apertura y cierre no se concilian automáticamente por lo que tendremos que ir al apartado de Finanzas ➡ Reconciliaciones Internas ➡ Reconciliación. En el apartado de clase, seleccionamos ‘automático’, luego introducimos la fecha de reconciliación (el primer día del periodo nuevo) y seleccionamos un rango de cuentas de mayor (todas). Por último, elegimos las reglas de ajuste, la fecha de contabilización y la referencia 1.
El siguiente paso sería la reconciliación de los interlocutores comerciales. Para ello vamos al módulo de Interlocutores comerciales ➡ Reconciliaciones Internas ➡ Reconciliación. Volvemos a indicar los mismos datos que antes y ejecutamos.
Con esto ya podríamos dar por finalizado el cierre contable del ejercicio deseado. Si tienes alguna duda o quieres ampliar la información, puedes dejarnos tus preguntas en comentarios o ponerte en contacto con nuestro equipo de consultores especializados en SAP Business One de Eteekin.
