La contabilidad financiera sirve para darnos una visión general del estado de nuestra empresa; dicho de una forma muy simplificada, sirve para que sepamos cuánto dinero sale y cuanto entra y por lo tanto saber si ganamos o perdemos dinero.
Pero si queremos llevar un control mucho más pormenorizado y saber a dónde va el dinero que gastamos y de dónde vienen nuestros ingresos, necesitamos desarrollar una contabilidad de costes.
La contabilidad de costes sirve para que tengamos información acerca de los costes y beneficios de las distintas unidades organizacionales (centros de coste) de nuestra empresa y así poder desglosar la información procedente de la contabilidad financiera por centros de coste o beneficio. Dentro de los centros de coste o CECOS podemos encontrar departamentos de la empresa, proyectos o áreas físicas de la empresa.
En este blog vamos a explicaros los primeros pasos que habría que dar para empezar a gestionar una contabilidad de costes. También comentaremos las distintas decisiones que tendremos que tomar para definir correctamente el tipo de contabilidad de costes que queremos implementar en nuestra empresa.
Para poder empezar a definir como queremos gestionar nuestros costes tendríamos que ir a la ruta Gestión > Inicialización sistema > Parametrizaciones generales.
Una vez allí, vamos a la pestaña ‘contabilización de costes’ y aquí se nos presenta la primera decisión a tomar; tendríamos que decidir si queremos gestionar la contabilidad de costes de forma simple o utilizando distintas dimensiones mediante un ‘flag’ donde pone ‘utilizar dimensiones múltiples’. Por defecto esta opción viene sin seleccionar, puede seleccionarse en cualquier momento, pero una vez le indicas al sistema que vas a utilizar distintas dimensiones, no se puede volver atrás.
Justo debajo tenemos dos opciones que hacen referencia a la visualización de las normas de reparto, es decir, podemos elegir si en los documentos en los que tengamos asociadas más de una norma de reparto, queremos tener una sola columna en la que nos aparezcan todas juntas separadas únicamente por un punto y coma o si por el contrario queremos tener una columna independiente por cada norma de reparto.
El siguiente apartado que nos encontramos sirve para indicarle al sistema si queremos que sea obligatorio indicar una norma de reparto o un proyecto a la hora de realizar contabilizaciones en cuentas que hayamos dicho que son relevantes para la contabilidad de costes.
Para poder entender mejor esta imposición, antes tenemos que aclarar que en la ruta Finanzas > Plan de cuentas cuando seleccionamos una cuenta hay un apartado donde puedes indicar si es relevante para algún apartado de la contabilidad de costes (proyecto, elemento de coste o a una dimensión)
Para los casos en que hayamos indicado que una cuenta es relevante para alguno de los apartados de la contabilización de costes, pero a la hora de registrar un documento con esa cuenta no le hayamos indicado nada, el sistema nos ofrece dos opciones:
- Elegir que no ocurra nada, es decir, que la contabilización se realice sin problemas.
- Hacer que la imputación sea obligatoria para el elemento de coste en cuestión, indicándole al sistema que bloquee la contabilización y que le muestre al usuario un mensaje de advertencia.
En el caso de haber habilitado el uso de dimensiones múltiples en el apartado de ‘norma de reparto’, tendremos que indicar qué tipo de acción queremos para cada una de las dimensiones seleccionando el botón con los tres puntitos.
Por defecto aparece la opción ‘sin mensaje de advertencia’, esta selección se puede modificar en cualquier momento. Si seleccionamos ‘bloquear contabilización’ nos aparecen dos opciones extra, ‘Aplicar al cierre del período’ y ‘Aplicar a transacciones creadas de forma automática’.
Estas dos opciones sirven para decidir si queremos bloquear ese tipo de movimientos en el caso en el que no le hayamos indicado ningún elemento de costes; por ejemplo, si seleccionamos la opción ‘aplicar a cierre de periodo’ el cierre de periodo estará bloqueado y no podremos realizar las contabilizaciones relativas al mismo. Si la casilla no está seleccionada, se podrá realizar un cierre de periodo con normalidad mediante la ruta Gestión > Utilidades > Cierre de fin de período. Esta elección es independiente para las normas de reparto y para los proyectos.
Por último, tenemos un apartado de ‘parametrizaciones de ajuste de la contabilidad de coste’. Aquí podemos indicar una serie y una cuenta de mayor por defecto para las contabilizaciones de asientos para ajuste de contabilidad de costes. Este tipo de asientos se utilizan únicamente para ajustar contabilizaciones entre centros de coste.
En este apartado solo se podrán elegir las series y las cuentas de mayor que tenga seleccionada la opción ‘solo ajuste de contabilidad de costes’.
Estas serían las parametrizaciones iniciales necesarias para el correcto desarrollo de una contabilización de costes para nuestra sociedad.
En las siguientes entradas de blog explicaremos cómo crear y gestionar dimensiones, normas de reparto y centro de coste. También explicaremos los distintos informes que ofrece Business One para gestionar la contabilidad de costes.
En caso de tener alguna duda o querer ampliar información podéis dejar un comentario en este post o contactar con nuestro equipo de consultores especializados en SAP Business One en el 945 067 219, o en el email eteekin@orekait.com
