SAP Business One cuenta con un módulo de gestión de proyectos con la funcionalidad adecuada para dirigir y gestionar cualquier proyecto de forma eficaz, desde la planificación inicial hasta la entrega final.

Además, al igual que en otros módulos del sistema, el módulo de gestión de proyectos es transversal con las otras áreas funcionales del ERP.

En este artículo vamos a dar unas nociones básicas de las capacidades de este módulo. Para darle más alcance al ejemplo, vamos a incluir transacciones de venta y de facturación.

Este ejemplo se ha realizado con SAP Business One 9.3 sobre SQL. En la versión SAP B1 on HANA, se realizaría de la misma manera.

En concreto, vamos a mostrar el proceso completo desde que se oferta una impresora a un cliente, se acepta el presupuesto, se entrega y se factura. Luego veremos cómo creamos una proyecto de instalación de impresora donde imputar horas de la instalación y facturar esas horas a cliente mediante el asistente de facturas del módulo de proyectos.

Vayamos paso por paso.

  1. Oferta de ventas para una impresora B1000

SAP Business One - Gestión de proyectos - Oferta de ventas

  1. El cliente nos acepta inmediatamente la oferta. Podemos generar albarán de entrega y factura directamente desde la oferta:

SAP Business One - Gestión de proyectos - albarán

En el momento de la salida de la impresora del almacén, con el albarán de entrega, asignamos un número de lote (en este ejemplo este artículo se gestiona por lotes, pero también podríamos hacerlo por número de serie o gestionarlo de forma manual). La asignación de lote se puede hacer de forma manual o automática:

SAP Business One - Gestión de proyectos - Selección de número de lote

Una asignado el número de lote, generamos la factura desde el albarán en un solo click:

SAP Business One - Gestión de proyectos - factura 1

Por supuesto, todos estos documentos se pueden exportar directamente a PDF, Excel o Word y se pueden enviar directamente por email:

SAP Business One - Gestión de proyectos - exportación de documentos

El sistema incluso cuanta con un mapa de relaciones para el seguimiento de los documentos:

SAP Business One - Gestión de proyectos - mapa de relaciones

En nuestro caso, la factura tiene el candado abierto porque todavía no está pagada. Añadimos que, entre otras funciones, desde la factura podemos crear un abono o una devolución.

Tras este preámbulo nos metemos con la gestión de proyectos en sí:

  1. Creamos un proyecto asociado al cliente al que hemos vendido la impresora, en el que vamos a considerar 2 etapas: instalación de impresora e instalación de software de la impresora.

SAP Business One - Gestión de proyectos - Creación de proyecto 1

SAP Business One - Gestión de proyectos - Creación de proyectos 2

SAP Business One - Gestión de proyectos - Creación de proyecto 3

Para la trazabilidad de la oferta de ventas que hemos hecho al principio, la asocio en este caso a la primera etapa:

SAP Business One - Gestión de proyectos - Asociación etapa

  1. Imputación de horas. A partir de aquí, los empleados que realizan la instalación imputarían horas a cada etapa de proyecto. Esto lo hacemos con el cronograma (timesheet):

SAP Business One - Gestión de proyectos - Imputación de horas

Estos tiempos, como decimos, los estamos imputando contra el proyecto en cuestión y, más en concreto, contra un artículo de servicio asociado al proyecto, el LB0001 (Prestación de servicio por días):

SAP Business One - Gestión de proyectos - Imputación contra artículo de servicios - Asociación con actividades y tareas

Este no es más que un artículo de servicios genérico que representa las horas de servicio que le vamos a facturar al cliente. Recordemos que al cliente no solo le facturamos la venta de la impresora, sino todas las horas de servicio que vamos imputando al proyecto.

  1. Y llegados a este punto, vamos a hacer uso de la función para facturarle al cliente las horas que hemos imputado. Esto se gestiona de forma sencilla mediante un asistente de facturación:

SAP Business One - Gestión de proyectos - Facturación de horas

SAP Business One - Gestión de proyectos - Asistente de generación de documentos

SAP Business One - Gestión de proyectos - Asistente de generación de documentos 2

Generamos por fin la factura, en la que le pasamos al cliente las 2:30h de trabajo real imputado a la tarifa/hora de servicios que hayamos definido, en nuestro caso:

SAP Business One - Gestión de proyectos - factura-2

En el proyecto nos ha asociado automáticamente esta factura:

SAP Business One - Gestión de proyectos - asociación factura proyecto

Por supuesto, a cada etapa del proyecto podemos asociar actividades y tareas, que podemos planificar en nuestro calendario o asignárselas a otro empleado:

SAP Business One - Gestión de proyectos - asignacion de tareas

Algunos informes estándar que podemos explotar. Sobra decir que SAP Business One on HANA cuenta con capacidades analíticas ampliadas, como os vamos a ir mostrando en posteriores artículos.

SAP Business One - Gestión de proyectos - analitica ampliada

No dudéis en hacernos preguntas en nuestra sección de comentarios si queréis que ampliemos la explicación u os enseñemos algo más concreto. También puedes ponerte en contacto con nuestro departamento de SAP Business One de ETEeKIN by Oreka IT.